合规后的Excel在GxP领域的广泛应用

Excel仍然宝刀未老

图1 Excel宝刀未老

微软的MS Excel是世界上应用最广的软件之一，各行各业都可以看到它的身影，在生物制药行业同样如此。近年来，虽说各种大型应用系统如雨后春笋，纷纷涌现，并以电子表格本身之缺点作为取代之说辞。然而Excel本身固有其所短，但其所长也实在是光芒万丈，让人难以割舍。本文将就Excel在GxP领域的合规问题以及对应解决办法一一阐述，并为Excel表格的多样性应用做一些发散性思考。

以笔者的观察，Excel在国内外制药企业中的使用水平可谓判若云泥。国外一些知名药企的Excel模板制作精良；每一个模板都可以称得上一个独立的应用程序，其设计会考虑功能性，容错性，易用性，美观度等多方面，甚至有完全基于Excel设计和开发的LIMS应用程序，也正因为Excel在国外应用的广度和深度，其合规性一直是官方机构检查的重点之一。 FDA和WHO警告信中涉及到大量关于电子表格不合规使用的问题。

在计算机系统相关的警告信中，电子表单和数据库占据了25%的份额。从发现的问题来看，主要为下面几类：
• 未对电子表格模板进行验证
• 公式或计算错误
• 表格模板的使用不受控
• 用于数据记录类型的表格缺乏审计追踪

图2 电子表单和数据库缺陷占比25%

虽说Excel的相关合规问题发现很多，但Excel本身不是洪水猛兽，解决了其GxP合规性和可控性方面的问题，仍然是强大的生产力提升工具。这种效率的提升，倍增以员工数量，产生的绩效十分惊人。

♦ 确保使用者使用到正确版本的Excel模板
模板管理的失控，是Excel电子表格合规管控失效的根源。传统的方式是把Excel模板用邮件或者其他方式发送给相关人员使用。这种方式很难杜绝模板误用。那么，是否有其他途径解决问题呢？答案是肯定的，通过网络化部署Excel电子表格模板（扩展名不是xlsx，而是xltx），在各个Excel终端关联公共模板目录，模板制作人员只需要在模板文件夹中更新即可，不用再考虑发送的问题。用户在用Excel选择“新建”时，使用的模板将永远是最新版本。如果用户私自将电子表格拷贝到“私人路径”上使用，模板自身需要进行合法路径检查，如果打开路径不是指定路径，将自动禁止使用该模板。

图3 模板网络化部署

♦ 弥补Excel合规要素的缺失：访问控制，审计追踪，电子签名
Excel本身不具备合规的用户管理，审计追踪和电子签名功能，这对于应对监管是最大的挑战。制药行业同仁在这些方面有过努力。例如，对Excel的访问设置密码，使其实现限制访问；通过 “共享工作簿”方式的“审计追踪”实现对操作的记录。这些做法都值得称赞，但是细想，前者不能体现用户管理，后者所谓的“审计追踪”能够被篡改操作者甚至整体删除。

应对上述合规要素的缺失，目前最完善的解决方式是借助第三方合规软件实现。Excel eInfotree软件的用户管理，权限管理功能确保电子记录的安全性，完整性和保密性，其审计追踪记录能够追踪单元格水平的任何修改。审计追踪信息存在数据库服务器中，独立于用户，无法修改，删除和伪造。嵌入Excel文件中电子签名信息无法修改和删除（基于Excel文件整体内容数字指纹的逻辑关联），且能够配置签名电子表格的全局或者局部锁定，确保电子记录的准确性和完整性。

图4 Excel用户访问控制

图5 Excel审计追踪

WHO在国内多家生物制品企业检查出用于趋势分析的电子表格不受控的问题，本质上就是缺乏访问控制与审计追踪。

图6 电子签名

电子签名并非必要，可采用混合模式使用。即采用电子记录，但打印签字。既然采用了电子记录，电子签名是锦上添花，一步之遥，就能化纸张为历史，完全的电子化难道不香吗?

♦ 确保使用者对电子表格规范的命名和存放
Excel的命名规则和存放路径不受控一直是困扰质量管理者的难解之题，单以SOP规定所谓的“最佳实践”，效果不尽人意。Excel eInfotree在诸如此类Excel流程合规管理的环节也表现突出。它能够配置电子表格命名规则，强制存储路径规则。

图7 按照配置强制命名规则

图8 配置强制存储路径

♦ Excel将继续成为生产力提高的有力工具
最近20年，随着行业内各种专业软件的推出以及现有软件的完善，例如LIMS（实验室信息管理系统），CDS（色谱数据系统），ELN（电子实验记录系统），MES（生产执行系统），数据的存储和处理方式有了更多的选择。由此，为了减轻在Excel电子表格应用合规性上的压力，许多制药企业尝试在关键业务领域中逐步“替换”电子表格。由于需要替换的数量不小，加上替代系统也有很多潜在的合规问题需要解决，使得“替换”过程并不顺利。再者，专业软件只能处理其管理范围内的数据，在替换上有一定的局限性，即便是经历了几十年信息化建设的欧美大型药企，想要彻底杜绝Excel的使用也几无可能。

大型软件实施周期长，实施难度大，跟现有的工作方式差异显著，员工的学习周期长，最终实施的效果往往不如人意。运行过程中的变更也非常困难。尤其对于一些从来没有过信息化经验的企业来说，大型软件的实施仍然是一个具有高风险，高失败率的事件。Excel以其易用性和灵活性在药物研究与开发、质量管理与控制，生产、流通等各个环节扮演着独特而重要的角色，同时也能为进一步的信息化水平提升奠定基础。在国内的制药企业都是中小规模的背景下，Excel仍不失为最简易廉价实用，且能快速落地的生产力提升工具。

图9 无纸化检验记录

图10 电子批记录

利用Excel也能设计出类似Word的精美表单。用户在其中填写记录，如同在质纸上填写一样，并不需要特别的过渡成本和学习成本。配套上审计追踪和电子签名，就可以实现完全的无纸化。

图11 CAPA台账

图12 文件收发台账

图13 设备校验台账

上面这个仪器校验校准模板，可根据填写的校准周期，自动根据上一次校准日期计算下一次校准日期。为了能提前进行准备，还能设置预先提醒时间长度。在进入到预先提醒时间窗口后，系统能自动发送邮件给相关人员。

♦ 在合规环境下使用的Excel VBA
除了公式，让Excel久负盛名的就是VBA（Visual basic for Application）。VBA让Excel如虎添翼。一些复杂的需求，用公式实现起来可能会非常复杂或者实现不了，但使用VBA则可以轻易解决。VBA让Excel的能力边界无限延伸。在制药行业，尤其是在GxP类型的实验室，按照GAMP5，用VBA做的程序原则上应划分到第5类——定制化软件。近年来，基于行业舆论以及定制化软件本身所带来的高风险，一些公司的质量部门对定制开发软件谈虎色变，甚至一票否决。被列入5类软件的VBA程序也成了清剿的对象，或者停止使用，或者需要改变实现方式。事实上，任何官方都没有规定不能用定制化软件。市面上的商业化软件溯其根源也是来源于定制化的软件项目。在做好验证工作，并能管理和应对好定制软件所带来的风险的前提下，药企使用完全没有问题。从复杂度来看，定制化还有复杂定制和简单定制之分。对于Excel VBA来说，其属于Excel的二次开发，需求复杂度和代码量都远小于普通的软件开发项目。因此，在常规Excel模板验证的基础上，增加一些挑战性测试，对代码进行注释，优化和审核，就能大大降低出现错误的概率。

Excel的合规使用是老生常谈的话题，就目前来说，除了现有使用方式和管理方式的改进之外，使用第三方合规软件彻底解决Excel的合规问题，如eInfotree软件，也不失为一个好的选择。

eInfotree是CIMCON公司的软件，早已在世界各大知名企业使用。CIMCON公司还有XLValidator，用以实现Excel模板的自动化验证，自动生成验证文档。

对eInfotree Excel合规软件感兴趣可以联系:sales@labwind.com/027-58760188/13621840732(杨经理)