巧用Excel数据透视表实现GMP偏差趋势分析

随着监管机构对数据完整性越发重视，很多QA朋友都发现了这样一个事实，近几年偏差数量出现了逐年显著上升的趋势。究其原因，无非是在当前数据可靠性大潮之下，原来可以暗地里处理掉的偏差，现在都得规规矩矩按流程来记录了。这不只明显增大了QA人员的日常工作量，如针对各偏差个案的调查、评级、审批、关闭等，还增加了不少的分析统计工作量。嗯，不同部门、不同时间段、不同类型、不同原因，还要分析趋势，不少人应该在季度偏差回顾或年度偏差回顾时头都大了。效率稍高一点的，在Excel中使用组合排序、组合筛选的方式进行数据分析，还有一些甚至在用手动计算的原始方式。

这都太Out了，不仅低效还常常出错。今天，笔者就为大家介绍如何巧用Excel的数据透视表功能来实现偏差趋势分析。如果你还不知道什么是数据透视表，就实在太out了。

数据透视表是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。

第一步：数据整理

首先，我们需要把所有的偏差的主要信息录入到Excel表格中,这一步很关键，如果平时有做这方面的工作，那就可以省很多时间了。录入时需要注意的是，对于需要做趋势分析的项目务必要作为单独的一行（列），例如：偏差时间、偏差所属项目、偏差类型、偏差原因……

选中表格数据部分，点击开始，选择套用表格格式。

这一步，主要是为表格添加初步的数据筛选功能。

第二步：使用数据透视表处理数据

点击插入，数据透视表，选择数据透视图和数据透视表。下面，笔者用两个比较具有代表性的例子来进行效果展示。

例一：偏差数量统计

例如，你想按年份进行偏差分类汇总，则只需在右侧数据透视图字段选项中勾选年份，使用鼠标拖动年份到图例（轴）和值。更改值计数方式，单击“计算项：年份”，右键选择值字段设置，计算类型选择“计数”。

简单几步，即可按年份统计出数据汇总表中的偏差数量。

例一图

例二：多条件数据统计

如果想在之前按年进行分类的基础上，进一步按照产品，归属原因进行分类统计，也只需几步简单操作即可实现。

点击插入，数据透视表，选择数据透视图和数据透视表，插入数据透视表到一个新表。

在数据透视图字段中勾选“年份”、“归属原因”、“产品”字段。（实际操作根据个人需要勾选字段即可）。

调整字段顺序。拖动归属原因到图例和值，拖动年份和产品字段到轴。

就这样，几步勾选和拖拽，就可以轻松实现多条件的数据统计。

例二图

第三步：数据分析

通过使用数据透视表，我们可以很轻易的计算出某类型偏差的数量、在总偏差数中所占的比例、以及随时间变化的趋势。在进行偏差回顾时，可以直接引用数据透视表，辅以少量的文字归纳即可形成简洁而充实的回顾报告，为所有相关人员改进质量工作提供直观而准确的依据。

结语

当然，Excel无论用于偏差记录还是偏差分析，都是GMP相关，其合规问题必定无法回避。

利用Excel能为提高工作效率带来立竿见影的效果，投入成本低，适应性强。实验室的信息化与自动化可以从Excel开始。eInfotree软件能弥补Excel在GxP领域合规性上的差距，实现Excel的用户访问控制，审计追踪，电子签名，完全符合CFR21 Part11的要求，让制药企业无顾虑地享用电子表格带来的便利。本公号历史文章中有大量Excel应用或合规方面的文章，有兴趣的读者可直接查阅，或留言咨询。