Excel表格的规范性——提高效率的一些小技巧

前期的文章中，着重介绍了法规要求方面的规范性。今天小编将为大家介绍Excel电子表格另外一方面的规范性——一些偏重于提高效率的小技巧。

一、表格名称不放在工作表内

图一

图二

如上图一所示，标题”生产管理表06-21″占据了第一行，导致安置在第二行的”季度”、”任务量”、”产品类型”等关键字段无法用来进行筛选。
所以，表格的名称尽量不要占用工作表首行，而是参照上图二所示的在工作表和工作薄名称中体现即可。

而第一行则可作为描述各列数据属性的标题，如”季度”、”任务量”、”产品类型”，是筛选和排序的字段依据。

二、慎用合并单元格

合并单元格一般仅限于申请表这样需要打印的表单，这些表单并不需要进行运算统计汇总。在源数据表中，尽量不使用合并单元格。一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满，有一条记录一条，每一行数据完整、结构整齐。

上图E列是合并单元格，表面看似很明了，但是在处理数据时却会遇到很多问题，比如无法进行排序和筛选。

三、一个单元格一个属性

如下所示的两个表格，我们需要对任务量求和。

图一

图二

图一F列的数据都是带单位的，数据的属性也变成了文本属性，需要将数据分列或者单位替换为空才能求和，或者使用复杂公式（=SUM(–LEFT(F2:F6,LEN(F2:F6)-1))），这样复杂的数组公式对于函数小白来说并不容易理解和记忆。

图一

而对图二的F列进行求和就再简单不过了。选中F列数据，点击公式-自动求和-求和，就立马得到了结果。

图二

四、勿用空行空列隔断数据

如下图所示，第5、9行为两个空行隔断数据。假如需要筛选下面所有数据，必须要先选中A1： F11的区域，然后再进行筛选。如果中间没有空行的隔断，就不需要选中区域，只要鼠标放在任意有数据的单元格，按Ctrl+A就可以选定全部的数据直接筛选啦，但是有隔断之后，就不可以了。

不仅仅是筛选，写公式的时候也是一样的，对于数据源来说，保持数据之间的连续性是非常重要的。

如果确实要将数据分隔开来，我们可以改变单元格填充色或字体的颜色填充、将单元格边框加粗等等来突出想分隔开的数据。

五、勿添加多余的合计行

一张非常规范的数据源表格是不应该有下图的那些合计行。一边输入数据，一边合计求和，这种方法是不可取的。

数据源还有随时增加、删除的可能性，所以合计也会随之变动。

最正确的做法是，先录入所有的数据，最后再进行合计。源数据表为一张表，汇总表为另一张工作表或其余区域，汇总可以使用函数、数据一览表等完成。

六、同类型数据尽量使用一张工作表

如果下图的数据分别在不同的工作表中，这个时候我们要进行筛选、引用、排序和汇总等，会加大我们的工作难度，也会浪费时间，这样操作非常不方便。

如下图所示，我们把所有数据都放在一张工作表里面，这样我们进行筛选、排序、汇总，都是非常容易的。

尽管几十几百字符的长公式或者一段VBA代码能完成多表合并，不过前提还是得看数据源零散到什么程度。因此，实际应用中，没必要自己为自己设置一些障碍和难题。

总结：不管如何操作，尽量地将数据源规范化，虽然都是很小的问题，但是可以节约很多工作时间~