好的电子表格管理系统有哪些特点？

在制药行业，电子表格是被重度使用的，常被用于台账，计算，统计，记录，各类申请单等等，且通常提到的电子表格应用为Excel，但Excel在GxP领域使用又是不合规的，才致制药界的同仁一直孜孜以求电子表格的合规使用。那么，又好又合规的电子表格软件存在吗，它应该具备哪些特点？网络化的电子表格合规系统WindSheet或许可以提供电子表格合规新解。

特点1：合规

WindSheet是网络化的电子表格合规应用，所有的数据将存储于服务器端的数据库中，增加了数据安全性。任何对系统的访问均需要凭借正确的用户名和密码。在系统中，对数据的访问和操作均受权限控制。对数据的任何增删改均将被独立生成无法篡改的审计追踪记录。审计追踪包括对数据文件夹的操作，对电子表格文件层级的操作，以及对电子表格单元格层级的操作。另外，即使已授权可以删除电子表格的人员执行了电子表格的删除操作，其删除动作和被删除的电子表格的审计追踪信息也是可查的。

特点2：易用

前文提到，目前制药同仁使用的电子表格应用多为Excel，WindSheet系统可将已经在使用的Excel一键导入到系统中进行合规控制，这种无缝连接对于业务切换十分友好。线下的Excel电子表格导入到系统中后，将可以通过网页在线打开，此时，网页中的电子表格完全不依赖于Excel应用，普通的使用人员的填写和线下填写Excel表格别无二致，只是在电子表格中的任何操作均会被追溯。

用户也可将各类台账，计算，统计，记录，申请单通过Excel设计成模板，将模板导入系统中，系统将通过模板生成记录，同时对模板和记录进行合规管控。

该系统完全兼容Excel的公式，条件格式等。一言以蔽之，可以认为是一个不依赖于Excel，但是功能和Excel几乎相同的网页版在线电子表格，使用习惯和使用Excel感官上无异。

特点3：低成本

低成本主要体现在实施成本低以及维护成本低。

WindSheet为B/S架构，即浏览器/服务器架构，在部署时，只需要安装服务器端应用，客户端计算机无需执行任何其他安装，同时系统的验证有标准的验证包。实施加验证整个周期在1个月内即可完成，相较于常见的LIMS, LES系统动辄1年，甚至更久的实施周期，WindSheet优势明显。

维护成本低同时体现在对IT人员和业务部门人员。对于IT人员，系统的架构决定了更少的人员维护和干预；对于业务部门人员，设计好的Excel模板一键导入系统中即可，避免了诸如LES系统，设计计算或者实验记录模板，需要厂家技术人员才能完成，大大降低了系统成本投入。

特点4：使用场景多样

WindSheet系统的初衷是解决电子表格在GxP场景下使用的合规，实际上，它已经是一个合规平台，适用于多种合规使用场景。

场景一：台账类

台账类场景，通常涉及试剂台账，标准品台账，色谱柱使用台账，仪器使用台账，文件分发台账，偏差台账，培训统计台账等等，均可以转到系统中进行合规管理。系统对台账类应用最大的价值在于能够追溯任何对台账的增删改，并可以通过用户电子签名的方式锁定特定的单元格区域免于已经录入的台账内容被篡改。

场景二：计算类

对于计算类应用，不管是含量，溶出度，杂质，或是其他药代，毒代计算，通常设计为计算模板，编辑好公式，确定好录入区域和非录入区域，导入系统中，锁定非录入区域。通过模板产生记录来计算不同批次的计算结果。系统对计算类应用最大的价值在于能够兼容Excel公式，自动计算结果，甚至通过适当的开发，可以将分析仪器中导出的原始数据一键导入到计算模板中，省去人工录入和誊抄过程，降低错误，提高效率。同时，跨表格提取计算结果进行统计分析，也大大提高了统计效率。

场景三：记录类

此处的记录类场景可包括检验记录或生产记录。和计算类场景类似，通常模板设计为锁定非录入区，确保模板安全，另外设计输入限制，如数据类型，输入范围等，体现数据完整性源于设计。如果在实验中使用到的仪器，试剂，对照品，动物信息等已经在系统中通过台账形式维护，亦可设置好写入规则，在实验记录填写时，直接引用台账信息代替人工录入。亦可为记录添加诸如文档，PDF，图片，视频等形式的附件。填写完毕的记录可以通过电子签名和自定义的工作流无纸化推送审核和签批，通过邮件方式通知签审人执行对应的审核和批准操作。已经完成检测的实验批次，可以通过跨表格直接将实验结果获取至检验报告单COA中。对于实验记录的管理和检索，可以通过某个记录模板查看已经分发的实验唯一编号和份数，通过全文检索快速找到模板或记录。

场景四：单据类

通常使用到的各类流程单据，如偏差申请单，变更申请单，数据备份申请单。这类需要签批流传的单据类应用，可以按照需求设置灵活的审核工作流，将线下管理直接转移到线上管理，同时，可以类比于其他应用，跨表格统计需要得到的信息。

总结

综上所述，好的电子表格合规软件，除了能解决合规这一核心痛点，还要做到方便使用，成本低，适用于多种应用场景，真正做到不仅是电子表格的合规，更是一个合规平台，成为合规使用的万金油。